قواعد اساسيه لنجاح العمل الاداري الخيري

————————————-

١- العمل المؤسسي :

——————— يغلب علي طابع العمل الخيري وادارته التطوع وهذا لاشك احد اسباب نجاحه ولكنه لا يرقي الي التفوق وتحقيق الاستراتيجيات اهمها ان المتطوع غالبا ليس عمله الاساسي وفي وقت فراغه يقوم بالعمل الخيري كما ان ارتباطه بدون مكافأت او راتب يجعل العلاقه بينه وبين المنظمه الخيريه رقيقه وذات رابط خفيف يمكن ان ينتهي هذا الرابط في اي وقت بالاخص في الشدائد والمشاكل الكبيره وايضا المتطوع من الصعب تدريبه ومحاسبته علي تطبيق الاستراتيجيات والخطط وتحقيق الاهداف وغالبهم يرفضون التقييم ويقولون الحمدالله الي اننا نعمل معكم ،، ولهذا وجب ان نتجه الي العمل المؤسسي القائم علي العمل الاداري المحترف والمهني وتفرغ القوي البشريه تماما للعمل الخيري وهذا من شأنه ان يعزز دور المنظمه الخيريه بالاخص في استيعابه لاحدث الانظمه الاداريه والمهنيه وايضا في ظل تعقد الحياة المجتمعيه والاقتصاديه والرغبه في التوسع الدولي وبناء الجامعات والاستراتيجيات فانه لابديل عن العمل المؤسسي المحترف بالاخص الان المنظمات التي تهدف الي الربح اصبحت الدراسات والابحاث الحديثه وبناء الاكاديميات والكليات في تدريس العمل الاداري في المنظمات الغير هادفه للربح اصبح كبيرا جدا وله دوره المجتمعي الهام ويكفي ان نعرف ان في كثير من الدول الاوربيه ٧٠٪؜ من العمل الجتماعي تديره المؤسسات الخيريه بدعم حكومي مالي واشرافي لان العمل الخيري هو الوحيد القادر علي تحمل مشاق العمل الاجتماعي والرعايه المجتمعيه لكبار السن وذوي الاحتاجات الخاصه ،، ولايعني هذا رفض العمل التطوعي وانما

يجب استيعابه من خلال العمل المؤسسي اي ان المتطوعين يجب ان ان يعملوا في المنظمه الخيريه من خلال العمل المؤسسي ويلتزمون بقواعده الاداريه والماليه .

٢- العمل من خلال التخطيط الاستراتيجي

——————————-

التخطيط الاستراتيجي ليس جديدا علي البشريه وتم اكتشافه في القرن العشرين انما كان موجودا منذ ايام الرومان اذ كلمة استراتيجيا جائت من خلال ممارسات الجيش الروماني وخططه الحربيه ، كما في القرأن العظيم ايضا قصة يوسف عليه السلام عندما وضع خطة استراتيجيه من ١٤ عام لحفظ الطعام وتوزيعه وانقذ بذلك مصر والقري المجاوره لها من مجاعه عظيمه وموت محتم .. وفي القرن العشرين مع بداية الشركات الكبري في تطبيق الاستراتيجيه بادواتها الحديثه استطاعت من خلالها تحقيق نجاحات باهره وكبيره مما ادي الي انتشار الفكر الاستراتيجي ودراساته بل واصبحت هناك مؤسسات متخصصه فقط في الاستشارات الاستراتيجيه وتنبع اهمية الاستراتيجه في انك اذا لم تكن لك خطه فستكون من ضمن خطط الاخرين وسيتم اخذ اسواقك او التطور السريع بعيدا عن ادائك الاداري والفني مما يجعل الاداره لديك تتقادم وتفقد قوي بشريه مهمه وقد تنتهي مؤسستك تماما وتخرج من مجال عملها ،، وتنبع اهمية الاستراتيجية ايضا هو اسلوب بنائها يشرك جميع افراد المؤسسه ويلخص ارائهم واهدافهم في غايات واهداف استراتيجيه وايضا مبادرات يسهل تنفيذها ثم بعد ذلك قياسها وايضا يشرك البناء الاستراتيجي شركاء المنظمه الاستراتيجيين من خلال السوات واللقاءات الاستراتيجيه ووضع مبادراتهم وارائهم في الحسبان عند تنفيذ الخطه الاستراتيجيه وبذلك تلبي المنظمه احتياجات واراء شركائها الاستراتيجين وهذا ادعي للنجاح والتفوق ،، كما يتيح البناء الاستراتيجي الي دراسة البيئه الداخليه والخارجيه وتحدديها وفق مرتكزات محدده تستطيع المنظمة عند وضع خطتها الاستراتيجيه مراعاة وضع البيئه الخارجيه بالاخص من تقلبات واتجاهات متوقعه علي المستوي السياسي والاجتماعي والاقتصادي حتي لاتقع المنظمه في مفاجأت وازمات غير متوقعه مستقبلا ، واخيرا يراعي البناء الاستراتيجي تحديد رؤية ورسالة المنظمه وكما نعلم ان الرؤية توجه عمل العاملين في المنظمه وتحفزهم وايضا تكون مدعاة للفخر ان منظمتهم لديها رؤيا واضحه للمستقبل .

ولا اخفي عليكم ان العمل الخيري من خلال الخطط الاستراتيجيه اصبح مهما ومن صفات المنظمات الغير هادفه الربح في القرن الواحد وعشرين ومن يبتعد عن التخطيط الاستراتيجي فقد فاته الكثير واتجاهه للنجاح الفعال والكبير ليس مؤكدا .

٣- تخطيط القوي العامله :

——————————

القوي البشريه هي القاعدة الاساسيه لنجاح اية منظمه وفي الجمعيات الخيريه خاصه لها اهميتها ،، وحتي نستطيع ان نجلب قوي بشريه تحقق لنا اهدافنا وخططنا الاستراتيجيه لابد من ان نضع خطط متوسطة وطويلة المدي للقوي البشريه التي نرغب ان نوظفها وتعمل معنا من خلال وضع خطة قوي عامله ولنجاح خطط القوي العامله يفضل للمنظمه ان تكون لها استراتيجية محدده وان يكون لها هيكلها التنظيمي واختصاصات محدده وايضا وصف وظيفي لجميع الوظائف في المنظمه وفي هذه الحاله يمكن ان يضع خطة قوي عامله ذات فعاليه وحتي نضمن التنفيذ الصحيح ان يصدر قرار من مجلس الاداره للالتزام بها وايضا ان يكون المسؤول التنفيذي للقوي البشريه ذات مهاره وخبره وقدرة علي ادارة وتنفيذ خطة القوي العامله لدعم تحقيق الاهداف الاستراتيجيه .

٤- خدمة عملاء متميزه

————————-

مع انتشار اسلوب التبرعات الالكترونيه اصبح العلاقات مع المتبرعين اورالعملاء ليس بالاهتمام المطلوب ، وفي دراسة لهارفارد حول المنظمات التي لاتهدف الي الربح ثبت انه في حالة التواصل الشخصي مع العملاء فان حجم التبرعات والمساهمات التطوعيه وغيرها تزيد اكثر من الثلثين ، ولذا تصبح خدمة العملاء والاهتمام بها من القواعد المهمه لنجاح العمل الخيري والتواصل مع المتبرعين وداعمي العمل من خارج المنظمه ،، وهذا يتطلب ان تضع المنظمه علي الاقل ادارة او مكتب في هيكلها التنظيمي يضع سياسات وخطط خدمة العملاء للمنظمه وهنا احب ان انوه ان خدمة العملاء في العمل الاداري تطورت تطورا كبيرا جدا واصبحت من اساسيات العمل الاداري ومن المهم هنا ان يدير خدمة العملاء قوي بشريه متدربه ولها القدرة في التعامل مع الجمهور وايضا القدرة علي تنفيذ انظمة خدمة العملاء المتطوره وتنفيذ الاستبيانات وجلسات الحوار والرد علي الشكاوي الخاصه بخدمات المنظمة تمهيدا لتطويرها والقضاء علي عوائق الخدمه وايضا الاخذ بالاعتبار اراء واقتراحات العملاء عند تطوير الخدمات وتنفيذها ، فخدمة العملاء كقاعده اساسيه للعمل الخيري ممكن ان تمهد طريقه للنجاح الاسترانيجي المتميز .

٥- التميز التكنولوجي :

————————

التكنولوجيا هي الطريق الان لتنفيذ الخدمات وبيع السلع وغيرها ولا يستشني هنا العمل الخيري وخدماته من اهمية الاخذ باخر التطورات التكنولوجيه في اداء خدماته وتواصله مع المتبرعين وايضا المستفيدين من خدمته ، واذا فالمطلوب الاهتمام بمركز المعلومات كأحد اساسيات الهيكل التنظيمي للمنظمه وايضا يراعي ان تديره قوي متخصصه في التكنولوجيا وطرق الاتصال ، وايضا من الافضل ان تكون المنظمه غير ورقيه قدر الامكان في عملها الداخلي من محاسبه ، وتنمية بشريه وعمل اداري وغيرها لان هذا من شأنه ان يخفف التكلفه علي المنظمة وايضا يسرع في تنفيذ العمل ويقلل من استهلاك الوقت . ويساعد المنظمه علي النمو وتطبيق استراتيجاتها ولا يغرق مسؤوليها بالعمل اليومي الروتيني ويوجههم الي الفكر الاستراتيجي وتنفيذ الاهداف والمبادرات وتحقيق اهداف المنظمه بصفه عامه .

٦- ادارة الازمات

——————

ادارة الازمات هي علم اداري ذات ادوات حديثه تمكن المنظمه من ادارة الازمات ، بحيث يكون لها فريق مختص بادارة الازمات من عدة اختصاصات يقوم بتوقع الازمات القادمه علي مستوي اعمال المنظمه وخدماتها ومواقعها الجغرافيه

ويضع سيناريو الحلول وبدائلها وبذلك تكون المنظمه مستعدة مقدما لمواجهة الازمات وتكون نسبة نجاح ادارة الازمه كبيرا علي عكس اذا تم وضع حلول الازمه في حالة وقوعها وما يسمي الاداره بالازمه او الاداره بالصدمه وهذا غالبا مدعاة للفشل ونسبة النجاح ضئيلة جدا

وسبب الاهتمام بادارة الازمات هو حجم الكوارث والمصائب التي غالبا ما تعم العالم العربي والاسلامي بسبب الهجمه الكبيره عليها من الدول الكبري وعدم رغبتها في نمو هذه الدول بعيدا عن هيمنتها وفلكها الاقتصادي والسياسي وبهذا تكون ادارة الازمات في المنظمات الخيريه مهمه واساسيه للنجاح في معالجة الكوارث والمشاكل الكبيره .

د.وليد عبدالوهاب الحداد